深耕行業(yè)20年,眾多院校的信賴(lài)之選
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晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院:無(wú)紙化辦公為管理提效賦能

當前,智慧校園建設如火如荼,各類(lèi)學(xué)校幾乎都參與其中。高職院校也在積極推進(jìn)智慧校園建設,促進(jìn)信息技術(shù)與學(xué)校管理、教學(xué)的深度融合,助力教育教學(xué)、管理和服務(wù)的改革發(fā)展,從而有效提高人才培養質(zhì)量和辦學(xué)水平。教育信息化是順應教育發(fā)展環(huán)境的必然選擇,這場(chǎng)信息化時(shí)代的教育變革已在高職院校掀起一股浪潮。

探尋學(xué)院信息化變革之路

在山西就有一所這樣的院校,它是山西省首批示范性高等職業(yè)院校,山西省優(yōu)質(zhì)高等職業(yè)院校建設單位,全國高等職業(yè)院校創(chuàng )新發(fā)明教育基地。在2019年中國高等教育學(xué)會(huì )發(fā)布的《中國高校創(chuàng )新人才培養暨學(xué)科競賽評估結果》中,它在全國高職院校中排名第169位,在山西省高職院校中排名第4位,入選亞太職業(yè)院校影響力50強。學(xué)院師資力量雄厚,設有7個(gè)二級學(xué)院53個(gè)高職專(zhuān)業(yè),形成了10個(gè)專(zhuān)業(yè)集群,現有教職工800余名,在校生近萬(wàn)名,高職招生連續多年名列全省同類(lèi)院校前茅。

它就是晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院。


隨著(zhù)信息技術(shù)以及學(xué)院規模的快速發(fā)展,傳統的辦公模式已不能滿(mǎn)足晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院的日常辦公和管理應用需求。通過(guò)智慧校園建設為抓手來(lái)推進(jìn)學(xué)院信息化建設,提高教職工的工作效率,實(shí)現學(xué)院管理和教學(xué)信息化、辦公無(wú)紙化是迫在眉睫的事情。因此,智慧校園建設與應用成了晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院內涵發(fā)展和創(chuàng )新的重要任務(wù)。

2017年,晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院全面規劃智慧校園建設方案,將智慧校園建設定位為學(xué)院未來(lái)發(fā)展的藍圖,并成立由院長(cháng)為組長(cháng)的智慧校園建設領(lǐng)導小組。以建設中國特色高水平高職院校為目標,以服務(wù)學(xué)校管理、教育教學(xué)、學(xué)生學(xué)習為重點(diǎn),晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院希望通過(guò)建設智慧校園,為學(xué)生搭建個(gè)性化學(xué)習、終身學(xué)習、泛在學(xué)習的平臺,為教師搭建一個(gè)良好的信息化教學(xué)環(huán)境,引領(lǐng)職業(yè)教育快速發(fā)展,開(kāi)創(chuàng )學(xué)院信息化建設新局面,加速教育信息化變革發(fā)展之路。

結合學(xué)院管理和教學(xué)需求,晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院與依能攜手共建了一套整合集成、融入了科學(xué)管理和教育教學(xué)質(zhì)量保障的方法和工具的智慧校園平臺。以業(yè)務(wù)流程為主線(xiàn),以新一代信息技術(shù)為支撐,開(kāi)啟了新一代信息化辦公模式。將企業(yè)級的效率工具如工作任務(wù)、協(xié)作項目、信息化看板、出差管理、流程管理、即時(shí)通信等應用到學(xué)院日常管理和業(yè)務(wù)工作中,為教職工工作增效,為干部決策和管理賦能,幫助學(xué)院提升全員工作效率和管理水平。


智慧校園為學(xué)院無(wú)紙化辦公賦能

1.實(shí)名溝通更安全,移動(dòng)辦公更便捷

保護信息安全,簡(jiǎn)化辦公模式,提高工作效率,是晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院教職工的基本訴求。教職工通過(guò)學(xué)院內部即時(shí)通信工具M(jìn)essenger實(shí)名交流,避免了非授權打擾以及匿名通信帶來(lái)的問(wèn)題,實(shí)現學(xué)院內部信息共享和交換,安全、高效。同時(shí),Messenger與學(xué)院智慧校園平臺業(yè)務(wù)應用模塊深度整合,PC、手機端均可支持,實(shí)現便捷信息化辦公,如日常溝通、聯(lián)系人查看、通知查看、待辦處理、消息提醒。教職工還可以在手機上隨時(shí)進(jìn)行課堂考勤、課表查看、任務(wù)交辦、工作報告、流程審批、聽(tīng)課巡課、薪酬查看、外勤簽到,查看班級情況、成績(jì)、課表等,實(shí)現隨時(shí)隨地辦公和學(xué)習。

2.全流程無(wú)紙化,審批更高效

隨著(zhù)信息化建設的日益深入,部門(mén)間的信息溝通與協(xié)同工作越來(lái)越重要。如果不同機構、上下級部門(mén)溝通不暢容易導致辦事效率低,將會(huì )嚴重影響學(xué)校日常管理。對于學(xué)院各部門(mén)工作中存在的一些需要逐級審核審批的事務(wù)、多部門(mén)協(xié)同,如公文流程辦理、教職工請假、合同審批、公務(wù)接待等,晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院結合規章制度、實(shí)際情況,將學(xué)院過(guò)去一部分通過(guò)紙質(zhì)簽字審批的流程提取出來(lái),通過(guò)表單流程協(xié)作,靈活定制表單樣式及流程,實(shí)現了學(xué)院無(wú)紙化辦公,使得各種審批手續變得簡(jiǎn)單、快捷、規范,方便提取歷史數據統計進(jìn)行分析。


3.信息化看板,讓管理看得見(jiàn)

在學(xué)院日常管理工作中,各業(yè)務(wù)部門(mén)存在很多需要向各級匯報數據的情形,如向院領(lǐng)導匯報各專(zhuān)業(yè)招生情況、學(xué)生畢業(yè)情況等。若老師進(jìn)行人工統計將耗費大量時(shí)間和精力,且難以保證數據的即時(shí)性、準確性,若學(xué)院領(lǐng)導登錄智慧校園平臺自行查找,也會(huì )耗費一定時(shí)間。晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過(guò)信息化管理看板,將來(lái)自學(xué)院智慧校園平臺各個(gè)應用系統的業(yè)務(wù)數據(教務(wù)教學(xué)、招生迎新、學(xué)生安全、學(xué)生行為、實(shí)習和就業(yè)、師資隊伍建設等各個(gè)環(huán)節),通過(guò)電視看板或手機端將各級管理人員關(guān)注的重要信息自動(dòng)、實(shí)時(shí)、直觀(guān)呈現,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。學(xué)校領(lǐng)導足不出門(mén)戶(hù),便可輕松掌握學(xué)校運營(yíng)狀況。



處在新時(shí)代,站在中國特色高水平高職院校建設的新起點(diǎn),晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院將繼續與時(shí)俱進(jìn),奮力前行,擁抱智能新時(shí)代,以教育信息化推動(dòng)教育現代化,將學(xué)院建設成為特色鮮明、全省一流、全國知名的優(yōu)質(zhì)高等職業(yè)院校。


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